Dernière mise à jour le 05/10/2022

Pro Velo asbl accorde une importance particulière au respect de la vie privée de ses clients actuels et futurs, de ses fournisseurs ainsi que des visiteurs de ses sites : www.provelo.org , professionnels.provelo.org, et ecoles.provelo.org (les Sites).
La présente charte (la Charte) vous permet de comprendre comment nous récoltons et utilisons vos données personnelles, ainsi que vos droits.
Elle répond aux questions suivantes :

1. Quel est le champ d’application de cette Charte ?
2. Qui est responsable du traitement de vos Données Personnelles ?
3. Quelles Données Personnelles traitons-nous ?
4. À quelles fins utilisons-nous vos Données Personnelles ?
5. Quelles sont les bases légales nous permettant d’utiliser vos Données Personnelles ?
6. À qui vos Données Personnelles sont-elles transmises ?
7. Où vos Données Personnelles sont-elles traitées ?
8. Comment protégeons-nous vos Données Personnelles ?
9. Durant combien de temps conservons-nous les Données Personnelles ?
10. Quels sont vos droits en tant que Personne Concernée ?
11. Comment modifier vos préférences en matière de communications promotionnelles ?

1. Quel est le champ d’application de cette Charte ?

Les Données Personnelles désignent toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (la Personne Concernée).

Cette Charte est à jour à la date mentionnée ci-dessus. Elle est susceptible d’être adaptée, en sorte que nous vous invitons à en vérifier régulièrement le contenu. Tout changement substantiel apporté à la Charte vous sera notifié ou fera l’objet d’une mention expresse sur la page d’accueil du Site.
La présente Charte peut être complétée par des contrats ou des clauses spécifiques destinés à couvrir un aspect particulier de notre relation avec vous, lorsqu’il s’avère nécessaire de vous fournir de plus amples informations quant à la manière dont nous récoltons et utilisons vos Données Personnelles.
Dans le cas où vous nous fourniriez des Données Personnelles concernant une autre personne, vous êtes tenu :
(i) d’informer cette personne du contenu de la présente Charte ainsi que de tout autre contrat relatif aux Données Personnelles conclu avec nous ;
(ii) d’obtenir la permission de cette personne afin de partager ces Données personnelles avec nous conformément à la présente Charte ainsi que tout autre contrat relatif aux Données Personnelles conclu avec nous ; et
(iii) le cas échéant d’obtenir le consentement de cette personne lorsque cela est légalement requis.

2. Qui est responsable du traitement de vos Données Personnelles ?

Pro Velo asbl est responsable du traitement de toutes les Données Personnelles qu’elle traite au sujet de ses clients actuels et futurs, de ses fournisseurs ainsi que des visiteurs des sites www.provelo.org, professionnels.provelo.org, ecoles.provelo.org

Pro Velo ASBL
Rue de Londres 15, 1050 – Bruxelles  – TVA BE 0449 049 820

Vous pouvez nous contacter par les moyens suivants, pour toute question relative à la façon dont nous traitons vos Données Personnelles :

• Par courrier ordinaire : Pro Velo, 15 rue de Londres, 1050 Bruxelles
• Par courriel : rgpd@provelo.org

3. Quelles Données Personnelles traitons-nous ?

Nous récoltons et traitons différents types de Données Personnelles, selon le type de relation que nous entretenons avec vous :

Clients

• Coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, fax et email, copie de la carte d’identité en cas de location)
• Informations professionnelles (société, titre/fonction, département, site internet)
• Informations relatives aux services que nous fournissons
• Informations financières et bancaires (numéro de compte, historique de crédit, et autres informations financières)
• Informations nous permettant de fournir nos services (exemple : taille du cycliste, numéro du registre national dans le cadre d’une gravure…)

Clients potentiels

• Coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, fax et email)
• Informations professionnelles (société, titre/fonction, département, site internet)
  Fournisseurs
• Coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, fax et email)
• Informations professionnelles (société, titre/fonction, département, site internet)
• Informations financières et bancaires (numéro de compte, historique de crédit, et autres informations financières)
• Informations nous permettant de recevoir vos produits ou services

Bénévoles

• Coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, fax et email)
• Informations bancaires (numéro de compte)

Pro Velo est le responsable du traitement de ces données.

4. Dans quel but utilisons-nous vos Données Personnelles ?

Vos Données Personnelles sont traitées dans des différents buts, selon le type de relation que nous entretenons.

Clients

• Communiquer avec vous
• Établir, exécuter et mettre un terme à nos obligations relatives à nos services
• Gérer notre relation client
• Vous fournir nos services
• Améliorer la qualité de nos services
• Fournir des informations promotionnelles
• Nous conformer aux obligations légales et réglementaires applicables
• Constater et/ou défendre nos droits en justice

Clients potentiels

• Communiquer avec vous
• Gérer notre relation avec des clients potentiels
• Fournir des informations promotionnelles

Fournisseurs

• Communiquer avec vous
• Gérer notre relation fournisseur
• Établir, exécuter et mettre un terme à nos contrats de fourniture de produits et/ou services
• Prendre des décisions concernant les conditions de ces contrats
• Gérer les plaintes, les retours et les demandes dans le cadre de nos achats
• Nous conformer aux obligations légales et réglementaires applicables
• Constater et/ou défendre nos droits en justice

Bénévoles

• Communiquer avec vous
• Défrayer

En tant que client potentiel, vous n’avez aucune obligation de nous communiquer des Données Personnelles. Si vous êtes un client ou un fournisseur, la fourniture de certaines Données Personnelles constitue une obligation légale ou une exigence contractuelle. Ainsi, nous avons besoin de disposer de certaines Données Personnelles de nos clients afin de prouver nos obligations, ainsi qu’à des fins de facturation.

5. Quelles sont les bases légales nous permettant d’utiliser vos Données Personnelles ?

En vertu de la législation relative à la protection des données personnelles nous sommes tenus d’être transparents concernant les bases légales ou des motifs pour lesquels nous traitons des Données Personnelles. Nous nous fondons habituellement sur les bases suivantes afin de traiter des Données Personnelles.

1. Votre consentement. Vos Données Personnelles peuvent être traitées sur la base de votre consentement. Nous pouvons par exemple vous demander de consentir à ce que nous traitions vos données afin de vous fournir des informations promotionnelles. Nous pouvons obtenir votre consentement par écrit ou électroniquement. Lorsque nous demandons votre consentement, nous vous informerons de la manière dont vos données seront utilisées, ainsi que des finalités de cet usage. Dans certains cas, comme lors de conversations téléphoniques, le consentement peut être donné oralement. Lorsque vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
2. La nécessité pour l’exécution d’un contrat. Les Données Personnelles de nos clients peuvent être traitées afin d’établir, exécuter ou mettre un terme à un contrat (notamment pour la fourniture de nos services). Avant qu’un contrat n’existe – durant la période préalable à sa conclusion – des Données Personnelles peuvent être traitées afin de préparer des offres, de répondre à des demandes ou de remplir toute autre exigence de nos clients potentiels concernant la conclusion d’un contrat. Des clients potentiels peuvent être contactés durant le processus de préparation du contrat, sur la base des informations qu’ils nous ont fournies.
3. Les obligations légales auxquelles nous sommes soumis. Dans certains cas, nous pouvons être tenus de ou autorisés à traiter vos Données Personnelles en raison d’obligations légales ou réglementaires, notamment en vue de la prévention, la détection et la recherche de fraudes ou d’infractions, ou en vue de répondre à certaines obligations fiscales spécifiques.
4. Nos intérêts légitimes. Dans de nombreux cas, nous traitons vos Données Personnelles parce que notre asbl a un intérêt légitime à le faire. C’est notamment le cas lorsque nous traitons vos Données Personnelles afin de communiquer avec vous, afin d’améliorer la qualité de nos services, afin de vous fournir des informations promotionnelles (en ce compris le marketing direct) et pour gérer nos activités commerciales et notre infrastructure informatique. En fonction du traitement en cause, nos intérêts légitimes consisteront généralement en (i) la poursuite de nos activités et de nos objectifs; (ii) la protection de notre association et de nos clients ; (iii) l’amélioration ou le développement de nos services et de nos activités en général ; (iv) le respect de nos obligations légales et réglementaires, de standards, de lignes directrices et de codes de conduite.

La base légale sur laquelle nous traitons vos Données Personnelles diffèrera en fonction de notre relation. Nous avons résumé ci-dessous les principales bases légales applicables à notre traitement de vos Données Personnelles.

Clients

• Nécessité pour l’exécution d’un contrat
• Obligation légale à laquelle nous sommes soumis
• Votre consentement
• Nos intérêts légitimes

Clients potentiels

• Votre consentement
• Nécessité pour l’exécution de mesures précontractuelles à votre demande
• Nos intérêts légitimes

Fournisseurs

• Nécessité pour l’exécution d’un contrat
• Obligation légale à laquelle nous sommes soumis
• Votre consentement
• Nos intérêts légitimes

Bénévoles

• Nécessité pour l’exécution d’un contrat
• Obligation légale à laquelle nous sommes soumis
• Votre consentement

6. À qui vos Données Personnelles sont-elles transmises ?

Afin de réaliser les objectifs décrits à la Section 4 ci-dessus, nous sommes susceptibles de transmettre vos Données Personnelles à des tiers (les « destinataires »). Ces destinataires tiers contiennent notamment :
(i) Des fournisseurs de services externes qui nous assistent dans le cadre de nos activités (notamment des auditeurs, avocats et autres consultants, fournisseurs de service informatiques et d’hébergement ; banques et institutions financières) ;
(ii) Des autorités gouvernementales, si nous y sommes légalement obligés.

7. Où vos Données Personnelles sont-elles traitées ?

Nous sommes une personne morale de droit belge ne disposant pas de succursales en dehors de la Belgique. Vos Données Personnelles seront conservées en Belgique ou dans un autre pays de l’Espace Économique Européen.
Si des Données Personnelles devaient être transférées de l’Espace Économique Européen vers un pays tiers qui n’offre pas un niveau de protection adéquat des Données Personnelles, nous ferons en sorte (i) que ce transfert soit basé sur une base légale appropriée (par exemple votre consentement exprès ou la nécessité de la prestation de nos services) ou (ii) que des garanties appropriées soient mises en place afin de protéger vos Données Personnelles selon des standards équivalents à ceux contenus dans la présente Charte. Nous restons donc responsables pour le traitement de vos Données Personnelles et prenons les mesures nécessaires afin de protéger leur traitement (par exemple par le biais de clauses contractuelles standardisées).

8. Comment protégeons-nous vos Données Personnelles ?

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de prévenir ou de réagir contre tout traitement ou divulgation non autorisé ou illicite de vos Données Personnelles, ainsi que leur perte, modification ou destruction accidentelles. Avant de mettre en place de nouvelles méthodes de traitement de données, en particulier de nouveaux systèmes informatiques, des mesures techniques et organisationnelles appropriées seront définies et mises en place par nos soins. Ces mesures seront basées sur l’état de la technique et tiendront compte des risques inhérents au traitement et à la nécessité de protéger les Données Personnelles. Nous adapterons également de manière régulière ces mesures techniques et organisationnelles visant à protéger vos Données Personnelles, en fonction du développement de la technique et de l’évolution de notre association.

9. Durant combien de temps conservons-nous les Données Personnelles ?

Nous conserverons vos Données Personnelles pour une donnée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données ont été collectées. La période exacte dépendra des finalités pour lesquelles nous conservons vos Données Personnelles. En outre, certaines législations ou réglementations sont susceptibles de s’appliquer et de définir une période de conservation maximale de vos Données Personnelles. Nous vous informerons plus précisément de la durée de conservation de vos Données Personnelles par le biais de clauses spécifiques destinées à couvrir un aspect particulier de notre relation avec vous.

10. Quels sont vos droits en tant que Personne Concernée ?

En tant que Personne Concernée, vous bénéficiez des droits suivants :

• Droit d’accès. Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des Données Personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites Données Personnelles ainsi que des informations relatives au traitement.
• Droit de rectification. Vous avez le droit d’obtenir la rectification des Données Personnelles vous concernant qui sont inexactes, ainsi que de compléter les données incomplètes.
• Droit à l’effacement. Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de Données Personnelles vous concernant.
• Droit à la limitation du traitement. Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données Personnelles, jusqu’à la simple conservation de ces données.
• Droit à la portabilité des données. Dans certaines conditions, vous avez le droit de recevoir vos Données Personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
• Droit d’opposition. Dans certaines conditions, vous avez le droit de vous opposer à un traitement de vos Données Personnelles. Lorsque vos Données Personnelles sont utilisées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous y opposer en toutes circonstances.
• Droit de retirer votre consentement. Si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos Données Personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que ce retrait ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée, y compris le profilage. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage. Vous avez le droit d’obtenir une intervention humaine, d’exprimer votre point de vue, d’obtenir une explication quant à la décision prise à l’issue de ce type d’évaluation et de contester la décision.
• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. L’Autorité de protection des données peut être contactée aux coordonnées suivantes :

Autorité de protection des données
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

11. Comment modifier vos préférences en matière de communication ?

Nous vous offrons régulièrement l’opportunité de nous faire part de vos préférences en matière de communication. Vous pouvez modifier ces préférences à tout moment.
Si vous êtes un client passé ou actuel, nous pouvons faire usage de vos coordonnées, en ce compris votre adresse courriel, afin de vous adresser des communications promotionnelles. Vous pouvez refuser gratuitement et à tout moment de recevoir de telles communications en nous contactant aux coordonnées précisées à la Section 1.